Pentingnya Digitalisasi Dokumen
Dalam mengelola dokumen serta Arsip penting negara, pemerintah gelah mengatur regulasi dasar pada UU No. 11 Tahun 2008, UU Nomor 8 Tahun 1997, PP Nomor 88 Tahun 1999 tertera pula dalam regulasi internasional ISO 9001:15489 dan ada pula aturan mengenai masa penyimpanan data pada UU Nomor 8 Tahun 1999 Pasal 11 : Dokumen perusahaan Wajib disimpan selama 10 Tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan.
Sedangkan pengelolaan dokumen secara fisik yang selama ini perusahaan lakukan banyak menemui kendala Masalah dalam mengelola dokumen secara fisik :
- Dokumen mudah rusak, hilang, dipalsukan, distribusi dan akses yang lambat.
- Membutuhkan tempan penyimpanan atau storage yang besar serta berpotensi penumpukan dokumen.
- Terkendala oleh jadwal retensi arsip yang belum tentu disetujui pemilik arsip.
- Biaya sangat besar untuk pengelolaan.
- Memakan waktu pada saat proses retensi atau pemusnahan.
- Terkondisi dengan tempat penyimpanan yang kotor, berdebu, membuat pekerja segan mencari, beresiko dalam kena kebakaran, kebanjiran dan human error.
Proses Scan Dokumen Arsip
- Pemilihan Dokumen
Pemilihan dokumen berdasarkan divisi atau berdasar permintaan klien. - Pembredelan Streples
Pembukaan streples sebelum scanning / atau pembukaan jilid jika dijilid. - Pelabelan Dokumen
Penamaan dokumen sesuai nama dalam dokumen. - Scanning Dokumen
scanning dokumen sesuai dengan ukuran A5, A4, F4, sampai dengan A3. - Entry Index Dokumen
Rename dokumen sesuai isi judul dokumen. - Penataan Dokumen
Menata dokumen supaya mudah dalam pencarian kembali. - Rebinding Dokumen
Mengembalikan dokumen yang di streples atau di jilid. - Proses Indexing
Indexing di dalam aplikasi agar mudah dalam pencarian dokumen sesuai kategori maupun isi dalam dokumen.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Silakan Berikan Review Anda Tentang Jasa Digital Computer Pada Kolom Komentar, Terimakasih